SMART

Management : Smartifions la chose !

Depuis mes débuts dans le monde IT, j’ai eu l’occasion de rencontrer beaucoup beaucoup de chefs et de managers (et très peu de leader, mais c’est une autre histoire). Rares furent les cas où ils savaient réellement définir correctement des objectifs auprès de leurs équipes. Vraiment, ça part dans tous les sens même en se basant sur des méthodologies ! J’ai souvent halluciné…

C’est à cet instant que je prends mes plus gros sabots et que je vous pose ZE question : Vous connaissez probablement la méthode SMART ?

Noooooon ???? Et bien je vais vous expliquer ça et vous donner mes conseils et astuces pour bien fixer des objectifs en se basant sur cette méthodologie.

Oui ? ha, chouette 😀 😀 et bien je vais quand même vous donner quelques conseils !

Once upon a time…

Il était une fois votre supérieur (n+1, codi, CA, etc) qui vous donnait un objectif : « améliorer la qualité de service de l’IT, améliorer l’expérience utilisateur et diminuer le budget ».

Ben voyons … Mode ‘Dodo’ = OFF && Mode ‘Panic’ = ON.

Evidemment, vous ne pouvez pas livrer ça comme ça à votre équipe ! Il faut définir, découper, créer des indicateurs, etc etc etc. Je ne vous apprend surement rien sur ce point. Par contre, dès lors que tous les sous-objectifs sont créés, il va falloir les attribuer et les mesurer. Et c’est là que cela devient passionnant !

Première question … !

Première question : à qui attribuer quoi ? J’insiste sur le ‘à qui’ ! Car bien entendu, tous n’ont pas les même compétences, mais surtout tous n’ont pas le même caractère. Vous n’allez pas coller Timide sur de la re-négociation de contrat avec les prestataires de service, si ?

Voici donc la 1ère démarche : qui va s’occuper de quoi ? Si malgré tout Timide va devoir travailler sur la négociation, peut-être pourrait-on envisager d’y ajouter Prof ou Grincheux 🙂 Il est terriblement important de connaître son équipe, les caractères, les réactions… Aidez de vous de la Process Com, de la PNL, de votre sens de l’observation !

Le désigné d’office a été choisi 🙂

Voici que Joyeux arrive, tout content d’entendre le contenu de son objectif … C’est le moment de se pencher sur SMART. Revoyions un moment la base !

Chaque lettre de SMART défini une caractéristique de votre objectif, que vous allez devoir suivre de près : Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporellement défini.

SMART !

S : Spécifique

Vous devez définir un objectif de manière précise, dans lequel vous indiquer ce qui est attendu, éventuellement ce qui ne l’est pas. Attention, ce n’est pas un ensemble infini de tâches (j’ai trop souvent vu ça) ! Soyez aussi attentif au fait que vous n’êtes pas en train de retaper le job description et que vous n’êtes pas en dehors de celui-ci. Enfin, ce n’est pas sensé tenir sur 3 pages, cela doit être court, précis et concis. Exemple :

  1. Analyser les besoins de X et proposer au moins 3 solutions avec les budgets sur 3 ans.
  2. Implémenter windows 10 sur les 350 PC et les 23 portables de la société(fournir un plan de travail et une analyse de risque simple)

Bien entendu, il faut enrober un peu 🙂 mais pas trop :oP

M: Mesurable

Tournez votre objectif comme vous le voulez, mais on doit absolument savoir de manière objective et incontestable si il est atteint et à quel point (50% ? 90%?) Reprenons nos 2 exemples :

  1. Est-ce que l’analyse de besoin a été rédigée ? Est-ce que 3 solutions ont été proposées ? Est-ce que les 3 budgets ont été proposés ?
  2. Est-ce que le plan de travail a été fourni ? Est-ce que l’analyse de risque a été fournie ? Est-ce que les 350PC et 23 portables ont été installé ?

A: Atteignable

Restons pragmatiques… les pieds bien ancrés au sol.. et surtout soyons humain ! Donner des objectifs, c’est bien, faire en sorte qu’ils deviennent des défis qui motivent votre équipe, c’est mieux !!! C’est clairement dans ce sens qu’il faut aller : challenger 🙂 Un défi va vous demander d’être créatif, entreprenant, confiant, réveillé (si si lol)… C’est le meilleur moyen que je connaisse pour faire en sorte que personne ne vienne avec des pieds de plombs. Bon, après il y a le problème de la carotte qui pourrait être une lonnnnngue discussion.

Mais (il y a toujours un mais), ces objectifs doivent rester atteignable, même du bout des doigts ;o)

R: Réaliste

Il est temps de se demander (en fait, c’est déjà trop loin dans la démarche) si notre copain Atchoum peut réaliser cet objectif ! Et là, soyons réalistes, on ne va pas demander la création de 15 serveurs virtuels avec Citrix et un IAM à notre IT Technician qui est dans ses deux premières années d’expérience (quoique parfois, on peut être surpris).

Alors, pourquoi trop loin ? A mon sens, il faut y penser très tôt, lorsque l’on est en train de se demander à qui l’on va confier la mission … Smart est une méthodologie, mais comme toutes ses copines méthodo, vous devez vous l’approprier avant de jouer avec.

T: Temporellement défini

Et oui, c’est la dernière question : quand ? Soyez encore une fois simple et précis. Eviter les mi-2021, ou ‘en janvier’, etc. Mais plutôt 25 juin 2020, quitte à le modifier de commun accord un peu plus tard.

Et voilà c’est fait ! quoique …

Oui, c’est fait.. en fait c’est même plutôt facile non ? J’ai toujours trouvé cette approche pratique et simple à la fois. Cependant, c’est peut-être aussi son défaut ! On aurait bien un peu tendance à préparer le truc à l’avance, Atchoum passe, on est d’accord, on signe, allez go ! suivant ! Banzaï !

Mouais… perso, je n’aime pas trop. Je pense qu’il faut discuter des objectifs, laisser mûrir, ne pas faire ça à la va-vite, prendre le temps ! Y réfléchir ensemble.

Et puis rien ne vous empêche d’aborder cela dans l’autre sens ! Demander à votre équipe d’imaginer des objectifs (juste le ‘S’) à l’avance en se basant sur ceux que vous avez reçu. Ensuite, discutez-en 🙂 C’est hyper enrichissant.

La méthode smart est à mon avis une bonne pratique, dès qu’elle complètement comprise et absorbée dans votre know-how, elle s’impose d’elle même sur certains points comme la précision et l’objectivité du sujet et la dimension temporelle. Cela peut servir en fin de réunion, pour définir qui fait quoi pour quand. A vous devoir comment et quand vous en servir au boulot et.. à la maison ;o)

Enfin, soyez créatif et prenez du plaisir.. tous ensemble 🙂

ps : n’oubliez pas les liens entre les objectifs et la gestion de projet.. à ce propos, n’hésitez pas à relire mes précédant articles 🙂

Olivier from One Circle